Bevor ich mit einem Unternehmen über Automatisierung spreche, stelle ich immer dieselben Fragen. Nicht nach Werkzeugen, nicht nach Budget, sondern nach dem Alltag: Wo wird Arbeit von Hand wiederholt, die nach festen Regeln läuft? Die acht Fragen unten sind genau diese Fragen, sortiert nach den vier Bereichen, in denen ich immer wieder gebraucht werde. Beantworten Sie jede mit Ja oder Nein, ehrlich und aus Sicht Ihres Teams, nicht aus Sicht des Organigramms.
Vertrieb
1. Dauert ein Angebot bei Ihnen länger als einen Tag, obwohl die Leistung klar ist?
Ein Ja heißt meist: Die Kalkulation hängt an einer Person oder an einer Excel-Datei, die nur eine Person versteht. Genau das lässt sich in Schritte zerlegen, und die meisten davon laufen ohne Zutun.
2. Entstehen Angebote, Auftragsbestätigungen und Anschreiben durch Kopieren aus alten Dokumenten?
Copy-and-paste ist das sicherste Zeichen, dass eine Vorlage fehlt. Mit sauberen Vorlagen werden dieselben Dokumente in Minuten erzeugt, im richtigen Format, mit den richtigen Positionen.
Verwaltung
3. Geht in Ihrem Büro an einem normalen Vormittag mehr als eine Stunde für Sortieren, Zuordnen und Nachfassen von Mails drauf?
Eingänge lassen sich erkennen, dem richtigen Vorgang zuordnen und priorisieren, bevor jemand den Posteingang öffnet. Die Entscheidung bleibt beim Menschen, die Vorarbeit nicht.
4. Gibt es Fristen, Rückmeldungen oder offene Vorgänge, die regelmäßig erst auffallen, wenn jemand nachfragt?
Was liegen bleibt, kann sich selbst melden. Das ist keine große Lösung, sondern eine kleine Regel, die zuverlässig läuft.
Finanzen
5. Stecken Ihre Zahlen in mehreren Excel-Dateien, und traut beim Monatsbericht niemand so recht dem Ergebnis?
Dann fehlt das Daten-Fundament. Das ist der erste Schritt vor jeder Automatisierung im Finanzbereich, und oft der wertvollste: eine Datenbasis, bereinigt, mit klaren Zuständigkeiten.
6. Werden Rechnungen und Belege abgetippt, bevor sie in die Buchhaltung kommen?
Belege aus Mail, Scan oder Foto lassen sich erkennen, auslesen und an Ihr Buchhaltungswerkzeug übergeben. Was unklar ist, landet zur Prüfung bei Ihnen, der Rest läuft durch.
Marketing
7. Laufen Website, Newsletter und Social-Media-Kanäle nur dann, wenn gerade jemand Zeit hat?
Sichtbarkeit entsteht nicht nebenbei. Wenn Themen vorbereitet, Entwürfe vorgelegt und die Verteilung geplant ist, bleibt für Sie nur noch die Freigabe.
8. Hängt Ihre Website an einer Agentur, ohne die Sie nichts ändern können?
Eine Website kann schnell, datenschutzkonform und ohne Abhängigkeit betrieben werden. Das ist weniger eine Frage der Technik als der Entscheidung, sie so zu bauen.
Die Auswertung
Zählen Sie Ihre Ja-Antworten.
Null bis zwei: Automatisierung ist bei Ihnen gerade kein dringendes Thema. Nutzen Sie die Ruhe, um Ihre Daten in Ordnung zu bringen; wer später anfängt, fängt dann schneller an.
Drei bis fünf: Ein Pilot lohnt sich. Nehmen Sie die Frage, bei der Ihr Team am lautesten Ja gesagt hat, und prüfen Sie den Prozess dahinter mit den Kriterien aus dem Artikel Womit anfangen?: Frequenz, Regeln, Messbarkeit.
Sechs und mehr: Sie haben mehrere Hebel, und die eigentliche Arbeit ist die Reihenfolge. Nicht alles gleichzeitig; der erste Pilot sollte der sein, dessen Ergebnis sich in vier Wochen messen lässt, damit das Team den Unterschied sieht.
Was nicht in den acht Fragen steht
Das Werkzeug. Welches Modell, welche Plattform, ob Cloud oder nicht, das entscheidet sich erst, wenn der Prozess klar ist. Ich baue auf den Systemen auf, die Sie bereits verwenden, und verarbeite Daten bevorzugt dort, wo sie ohnehin liegen. Und in keiner der acht Fragen steht, dass eine Maschine entscheidet. Sie gibt vor, der Mensch gibt frei.
Der nächste Schritt
Wenn Sie bei drei oder mehr Fragen Ja gesagt haben, ist die kostenlose Potenzial-Analyse der passende Anschluss: 45 bis 60 Minuten, Ihr Prozess, und am Ende wissen Sie, ob sich ein Pilot lohnt und welcher zuerst. Schreiben Sie mir, welche Frage bei Ihnen das lauteste Ja bekommen hat.
Acht Fragen, keine nach dem Werkzeug: Automatisierung beginnt beim Prozess, nicht beim Modell.