Das ist die häufigste Frage im Erstgespräch, und sie verdient eine ehrlichere Antwort als eine Preisliste. Denn seriös lässt sich die Frage erst beantworten, wenn der Prozess auf dem Tisch liegt. Was sich vorher sagen lässt, und das ist mehr, als die meisten Anbieter verraten: woraus die Kosten bestehen, was sie nach oben oder unten treibt, und wie Sie die Gegenseite der Rechnung selbst ermitteln, bevor Sie mit irgendjemandem sprechen.
Woraus die Kosten bestehen
KI-Automatisierung hat zwei Kostenarten. Einmalig: die Analyse des Prozesses, der Pilot, die eigentliche Umsetzung und die Einführung mit Schulung und Dokumentation. Laufend: die Nutzung der KI-Modelle (abgerechnet nach Verbrauch, bei typischen Mittelstands-Prozessen eher Wartungs- als Investitionsniveau), gegebenenfalls Hosting und die Pflege, wenn sich Ihre Prozesse oder Systeme ändern. Misstrauisch sollten Sie werden, wenn jemand einen Festpreis nennt, bevor er Ihren Prozess gesehen hat: Entweder ist viel Puffer eingepreist, oder das böse Erwachen kommt als Nachtrag.
Die vier Treiber, die den Aufwand bestimmen
1. Prozessklarheit
Ein Prozess, den Ihr Team in fünf Sätzen beschreiben kann, ist günstig zu automatisieren. Einer, bei dem drei Abteilungen drei verschiedene Beschreibungen liefern, kostet zuerst Klärungsarbeit. Diese Klärung ist kein verlorenes Geld, sie ist oft der wertvollste Teil des Projekts, aber sie gehört ehrlich in die Rechnung.
2. Datenqualität
Saubere Stammdaten, eindeutige Kundennummern, gepflegte Artikel: dann kann die Automatisierung direkt aufsetzen. Stecken die Zahlen in fünf Excel-Dateien mit drei Wahrheiten, steht vor der Automatisierung ein Daten-Fundament. Auch das zahlt sich doppelt aus, verschiebt aber den Aufwand.
3. Integrationstiefe
Moderne Systeme mit API lassen sich direkt anbinden. Altsysteme ohne Schnittstelle brauchen Umwege, und jeder Umweg kostet Bau- und Wartungsaufwand. Deshalb ist die Frage „Was verwenden Sie heute?" für die Kosten wichtiger als die Frage nach dem KI-Modell.
4. Fehlerkosten und Freigaben
Je teurer ein Fehler wäre, desto mehr Prüfschritte gehören in den Ablauf. Ein interner Bericht darf mutiger automatisiert werden als ein Angebot, das zum Kunden geht. Mehr Freigabe-Schleifen heißt etwas mehr Aufwand, dafür ruhiger Schlaf. Diese Abwägung sollte bewusst getroffen werden, nicht vom Anbieter still vorentschieden.
Rechnen Sie zuerst die andere Seite
Bevor Sie über Kosten sprechen, rechnen Sie den heutigen Zustand. Die Formel ist unspektakulär: Stunden pro Woche, die der Prozess von Hand kostet, mal Arbeitgeber-Stundenkosten, mal 52. Ein Beispiel mit runden Zahlen: Kostet das Abtippen und Zuordnen von Belegen Ihr Team fünf Stunden pro Woche und rechnen Sie mit 40 Euro Arbeitgeberkosten je Stunde, stehen dort gut 10.000 Euro im Jahr, für einen einzigen Prozess, ohne Fehlerkosten und ohne die Opportunität, was diese Stunden stattdessen wert wären. Diese Zahl ist Ihr Maßstab: An ihr muss sich jedes Angebot messen lassen, meines eingeschlossen.
Warum der Pilot die Kostenfrage entschärft
Der größte Kostenfehler ist nicht der falsche Tagessatz, sondern der große Wurf: ein Jahresprojekt, das am Alltag vorbeigebaut wird. Deshalb arbeite ich in Schritten. Erst die kostenlose Potenzial-Analyse, die klärt, ob sich Automatisierung bei Ihnen überhaupt lohnt und wo. Dann ein bewusst klein geschnittener Pilot mit vorher definiertem Ziel: überschaubares Budget, messbares Ergebnis in ein bis drei Wochen. Danach entscheiden Sie mit echten Zahlen statt mit Schätzungen, ob und wie es weitergeht. Nach jedem Schritt können Sie aussteigen. Das begrenzt Ihr Risiko wirksamer als jede Preisverhandlung.
Der nächste Schritt
Was Ihre Automatisierung kostet, beantworte ich Ihnen nach 45 bis 60 Minuten am konkreten Prozess, und zwar kostenlos: Genau dafür gibt es die Potenzial-Analyse. Bringen Sie Ihre Stunden-Rechnung von oben mit, dann vergleichen wir zwei echte Zahlen.
Die teuerste Automatisierung ist die, die am Alltag vorbeigebaut wird. Die zweitteuerste ist die, die man aus Preisangst nie beginnt.