- unter 4 Std.
- je Angebot, vorher 1-3 Tage
- 40-60
- Angebote pro Monat, vorher 10-20
- rund 55 Std.
- Entlastung pro Monat im Team
Die Ausgangslage
Ein Gebäudedienstleister mit rund 200 Mitarbeitern erstellt Angebote für Reinigungs- und Gebäudedienstleistungen, von der einzelnen Bürofläche bis zum Objektportfolio. Jede Anfrage lief durch mehrere Hände: Objektdaten zusammentragen, Leistungen kalkulieren, Dokument aufsetzen und formatieren. Zwischen Eingang und Versand lagen 1-3 Tage, und das Wissen über die Kalkulation lag bei wenigen Personen.
Die Herausforderung
- Durchlaufzeit: Wer drei Tage bis zum Angebot braucht, verliert Anfragen an den, der am selben Tag antwortet.
- Kapazität: Mehr als 10-20 Angebote pro Monat waren neben dem Tagesgeschäft nicht zu schaffen.
- Personenabhängigkeit: Die Kalkulation hing an einzelnen Köpfen und war für das Team nicht nachvollziehbar.
- Konsistenz: Jedes Dokument sah anders aus, je nachdem, wer es zusammengestellt hatte.
Die Lösung
KI-Kompass hat den Prozess in Schritte zerlegt und in den vorhandenen Systemen automatisiert: strukturierte Aufnahme der Anfrage- und Objektdaten, Kalkulation nach den hinterlegten Regeln des Betriebs und automatische Erstellung des fertigen Angebotsdokuments im einheitlichen Format. Die Freigabe bleibt beim Menschen, die Vorarbeit nicht. Entscheidend für den Alltag: Das Team bedient den Prozess selbst, ohne externe Hilfe je Angebot.
Das Ergebnis
Ein Angebot braucht heute unter 4 Stunden statt 1-3 Tage. Aus 10-20 Angeboten pro Monat wurden 40-60, bei rund 55 Stunden Entlastung im Team. Seine Bewährungsprobe hatte der Prozess in einer Ausschreibung der Bundeswehr mit vielen Objekten und engem Zeitfenster.
Herkunft des Projekts: der Familienbetrieb des Gründers von KI-Kompass. Der ausführliche Bericht mit allen Zahlen steht im Blog: Unter 4 Stunden statt 3 Tagen.
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